（靖档字[2016]7号，于2016年3月2日印发）

各乡（镇）党政办公室，驻靖中直、区直、百色市直各部门，市直各单位：

根据《档案法》、《机关档案工作条例》和《广西壮族自治区档案管理条例》等相关规定和要求，现就如何做好2015年度文件材料整理归档工作通知如下。

一、归档范围

1、各机关单位在2015年度工作中本单位形成的具有保存和利用价值的各种文件材料，包括人事类、政务类、民生类、经济类和文化类等各行业系统开展的各种专项工作形成的各种文件材料，都属于此次归档整理的范围。

2、凡是已经办理完毕具有查考利用价值的收文、发文（含无红头的文件）、会议材料、内部文件材料等包括每份文件材料的正文与附件，正本与处理签，正本与定稿，请示与批复，转发文与被转发文等都必须逐份清点收集齐全归档，不得遗漏和散失。

3、具体归档范围按国家档案局印发的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》以及自治区级以上各行业各系统出台的各类档案材料归档范围和要求执行。

二、归档要求

1、按国家有关文件材料归档的规定，各类文件材料应由本单位的文书或相关的业务人员，按各类相关专业材料的归档要求收集、整理和归档，经本单位档案人员审核合格后移交本单位综合档案室集中统一保管，其档案数据上报市档案局审核和备份。

2、在整理文书档案过程中，对形成文件材料较多的市直行政机关（含参公单位）可按股（室）为单位进行排列件号，即按“机构”分类排号，在归档章中的“机构或问题”一栏注标股（室）全称或规范简称，同一年度、同一保管期限的材料中每个股（室）分别使用一个大流水号确定归档文件的件号。其他操作按《靖西县机关文书档案材料整理归档流程》（靖档字[2014]3号）执行。

3、2015年是我市撤县建市的年份，归档工作中涉及的“全宗号”保持原有的3位数代码不变，“全宗名称”均以“市”注标，电脑录入数据时的文件责任者按文件实际落款按“县”或“市”录入。

4、归档整理工作所需的各类档案盒，必须符合国家档案行业标准或自治区级以上业务主管部门规定的标准和式样。各类档案的归档质量应符合相关种类档案的案卷质量要求，具体操作人员应积极与市档案局业务监督指导股联系（联系电话：6212205），或加入“靖西档案”QQ群（群号:65606288,申请入群时要注明单位和姓名）交流与咨询，以免走弯路，浪费档案盒、时间与精力。

5、从3月15日起，市档案局业务监督指导股将开始接受全市各机关单位档案数据上报的检查和核验。在此期间，请各机关单位档案人员将本单位2015年度的文书、基建、会计和本专业（专项）的各类档案使用GD2000档案管理系统软件生成的电子目录（即数据上报）以及每一种档案的一个实体样盒一并报送市档案局业务监督指导股审验。如数据不正确或实体归档有错漏的，将退回修改和补充后重新上报，直至完全正确为止。全市数据上报的核验工作将于5月底结束。

三、行业监督

1、按中办、国办印发的《机关档案工作条例》规定，监督、指导所属机构的档案工作是市直各主管部门必须履行的法定义务，对所属企事业单位和行政村（社区）2015年度文件材料立卷归档工作监督和指导职责，将列入我市各部门档案工作年度绩效考评的内容。

2、公安、司法、卫计、教育、工商、国土、畜牧、食药监等市直各主管部门和乡（镇）党政办，要负责按本《通知》精神及早部署所辖区内各单位的2015年度立卷归档工作，以确保本系统内下属机构年度归档完成率达年度绩效考评目标下达的指标。各系统二层机构的“档案数据上报”可直接报送市档案局业务监督指导股审核，上报时间与各市直单位上报的时段同步。